99%のムダを滅ぼす会

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仕事をルーティン化して効率よく

業務が炎上しかけていたので、持ち直すべくルーティン化しました。

 

 

事務なのでルーティン化はさほど難しくありません。

社内でのミーティングは毎週決まった時間にやるので、予定を完全に組むことは可能です。

 

ルーティン化は前々から心がけてはいたのですが、なかなか実現には至らず…。

 

しかし、最近読んだこちらの本に感銘を受けまして、再びルーティン化に挑戦。

 

超一流の手帳はなぜ空白が多いのか?

 

 

どうルーティン化するか

最初は時間で何をやるか決めていました。

 

9:00~9:30 メールチェック

9:30~9:45 スケジュール確認

9:45~10:30 資料作成

 

…みたいな。

しかし、これって急に仕事を振られたり、クレーマーの長い電話を取ってしまった瞬間に崩れ去るんですよね…。がらがらがら…

 

想定外のことしか起こらず、1日目で挫折しました。

 

そこで、その日にやる順番だけを決めることにしました。

 

①メールチェック

②スケジュール確認

③資料作成

 

毎日決まってやらなければいけないことは順番だけ決めて、こなしていく。

この順番さえ決めておけば、業務に漏れは発生しません。

 

それに、具体的な時間を決めていないので、突発的に仕事を振られても大丈夫。

これに沿って仕事をすれば、無事1日が終わる感じです。

 

この順番を決める方法に落ち着きました。

順調です!

 

 

とにかく一回書き出してみる

ルーティン化するにあたって、始めに自分の仕事内容を書き出してみたのですが、思っているほど種類が無いことに気付きました。

 

なぜ毎日定時で上がれないのかが不思議なくらい…。

 

毎日残業している私は、一体何なのか。

 

そこから、時間を意識して行動するようになりました。

 

単純作業は誰かに任せるか、小さい作業はすぐに取りかかるようにしたり、無駄な作業は省くようになりました。

 

そして、ものすごく時間が掛かっている作業が何なのかもわかりまして、今はどうやってそこを時短するか考えています。

 

やはり物事を効率化するには、まず自分の時間の使い方を知ることが大切ですね。