業務が炎上しかけていたので、持ち直すべくルーティン化しました。
事務なのでルーティン化はさほど難しくありません。
社内でのミーティングは毎週決まった時間にやるので、予定を完全に組むことは可能です。
ルーティン化は前々から心がけてはいたのですが、なかなか実現には至らず…。
しかし、最近読んだこちらの本に感銘を受けまして、再びルーティン化に挑戦。
どうルーティン化するか
最初は時間で何をやるか決めていました。
9:00～9:30 メールチェック
9:30～9:45 スケジュール確認
9:45～10:30 資料作成
…みたいな。
しかし、これって急に仕事を振られたり、クレーマーの長い電話を取ってしまった瞬間に崩れ去るんですよね…。がらがらがら…
想定外のことしか起こらず、1日目で挫折しました。
そこで、その日にやる順番だけを決めることにしました。
①メールチェック
②スケジュール確認
③資料作成
…
毎日決まってやらなければいけないことは順番だけ決めて、こなしていく。
この順番さえ決めておけば、業務に漏れは発生しません。
それに、具体的な時間を決めていないので、突発的に仕事を振られても大丈夫。
これに沿って仕事をすれば、無事１日が終わる感じです。
この順番を決める方法に落ち着きました。
順調です！
とにかく一回書き出してみる
ルーティン化するにあたって、始めに自分の仕事内容を書き出してみたのですが、思っているほど種類が無いことに気付きました。
なぜ毎日定時で上がれないのかが不思議なくらい…。
毎日残業している私は、一体何なのか。
そこから、時間を意識して行動するようになりました。
単純作業は誰かに任せるか、小さい作業はすぐに取りかかるようにしたり、無駄な作業は省くようになりました。
そして、ものすごく時間が掛かっている作業が何なのかもわかりまして、今はどうやってそこを時短するか考えています。
やはり物事を効率化するには、まず自分の時間の使い方を知ることが大切ですね。
